Assistant.e administratif.ve

assistant.e

Dans le cadre de ses orientations stratégiques, l’ARAC Occitanie renforce ses équipes en recrutant une.e Assistant.e Administratif.ve.

Missions

Au sein de la Direction des Affaires Juridiques et sous la responsabilité de sa Directrice, vous aurez pour principales missions de :

  • Participer à l’administration de la gestion patrimoniale
  • Participer aux missions liées à la vie sociale de l’ARAC

Assistance à la gestion technique et patrimoniale des locaux

  • Traitement du courrier entrant et sortant, saisie et/ou rédaction des courriers
  • Relations téléphoniques et électroniques avec les prestataires et locataires
  • Organisation de réunions
  • Organisation des rendez-vous : locataires, prestataires notamment pour les interventions sur site
  • Transmission d’informations régulières aux locataires sur tout ce qui peut impacter le bien loué ; information à chaque locataire pour la bonne tenue des espaces loués
  • Mise en concurrence, montage et notification des marchés
  • Suivi des interventions périodiques de maintenance technique
  • Relance de locataire pour la mise à jour de son dossier : Attestation d’assurance, Attestation de maintenance des équipements loués, etc.
  • Participation à la mise en œuvre et au respect des normes dans le cadre du décret tertiaire : recueil et suivi d’informations auprès des locataires
  • Etablissement et suivi des échéances relatives à chaque dossier au moyen des tableaux de bord existants.
  • Classement numérique et papier
  • Rédaction des comptes-rendus des réunions de service
  • Gestion des impayés : Relances, mises en demeure ; Commandements de payer aux locataires ; Interface avec huissiers
  • Recueil et centralisation des réclamations administratives et juridiques ; reporting auprès de l’équipe juridique
  • Suivi administratif des dossiers de sinistres jusqu’au règlement du litige
  • Pour les différents points ci-dessus, tenue des tableaux de bord : Réclamations ; Visites périodiques d’entretien et de vérifications techniques ; Marchés de maintenance techniques ; Marchés des concessionnaires ; Notation des fournisseurs ; Assurances preneurs ; conformément au processus de gestion patrimoniale mis en place selon la norme ISO 9001

Vie sociale de la SEM ARAC, en binôme avec l’Assistante de Direction Juridique

  • Secrétariat juridique courant et exceptionnel des sociétés : organisation, préparation et tenue des séances des CA et AG, suivi de la planification, montage et diffusion des dossiers de séance
  • Rédaction des PV, rapports, fil rouge
  • Formalités légales, tenue des registres légaux
  • Mise à jour des registres et des tableaux de bords
  • Participation à la mise en place des nouveaux outils pour la dématérialisation de l’activité vie sociale.

Profil recherché

De formation BAC + 2 ou équivalent, vous disposez d’une expérience de 7 années minimum au sein d’un groupe immobilier, d’un syndic de copropriété ou encore d’un service de gestion patrimoniale.
Vous possédez une excellente maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
Votre esprit d’équipe, votre rigueur et votre discrétion vous caractérisent.
Vous faites preuve d’initiative, de capacité à gérer les priorités.
Vous avez une réelle aptitude rédactionnelle.
Votre qualité d’écoute et votre aisance relationnelle sont un atout.

Conditions d’emploi

  • Poste en CDI
  • Statut : Agent de Maitrise
  • Basé à Montpellier
  • A pourvoir dès que possible.

Si vous souhaitez rejoindre une société en plein développement, au sein de laquelle vous pourrez approfondir vos compétences dans un environnement varié, merci d’envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) via notre formulaire Contact.